KAMUS DATA

KAMUS DATA

Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan- kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi (jogiyanto, 1990). Kamus Data digunakan untuk :

—  Merancang Input

—  Merancang laporan- laporan dan database

Kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan- laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang terdapat pada data flow diagram. (Jogiyanto, 1990).

Kamus data selain digunakan untuk dokumentasi dan mengurangi redudansi, juga dapat digunakan untuk:

—  Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan

—  Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan- laporan

—  Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file

—  Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data

Kamus Data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:

—  Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD

—  Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran

(misalnya alamat diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos)

—  Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data

—  Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan

aliran

—  Mendeskripsikan hubungan detil antar penyimpanan (yang akan menjadi

titik perhatian dalam entity-relationship diagram)

 

ELEMEN-ELEMEN DATA

Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang akan dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut:

•              Nama Arus Data, karena kamus data dibuat berdasarkan  arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD.

•              Alias, alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

•        Bentuk data, arus data dapat mengalir:

-   Dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu dokumen atau formulir.

-   Hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer;

-   Hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimanya;

-   Hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya berbentuk suatu variabel.

-   Dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu field (item data).

•         Arus Data, arus data menunjukkan dari mana data mengalir, dan kemana data akan menuju. Keterangan ini perlu dicatat di Kamus Data agar mudah mencari kamus data di DFD

•         Penjelasan, Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di KD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan- keterangan tentang arus data tersebut. Misalnya nama dari arus data adalah Tembusan Permintaan Persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

—  Periode, periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan- laporan harus dihasilkan.

•    Volume, volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

•    Struktur data, struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data apa saja.

Pada kebanyakan sistem dalam dunia nyata (dimana kita bekerja), kadang- kadang elemen data terlalu kompleks untuk didefinisikan. Kekompleksan tersebut seharusnya diuraikan melalui sejumah elemen data yang lebih sederhana. Kemudian elemen data yang lebih sederhana tersebut didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan relevan (yang sifatnya elementer).

Satuan + Total Harga

Jenis Penjualan = [ Cash | Credit ]

Notasi Kamus Data

SIMBOL               ARTI

=                        Terdiri dari

+                        Dan

{}                      Iterasi

[ ]                      Pilihan salah Satu

( )                      Boleh ada, boleh tidak

*  *                     Komentar

Contoh Isi Kamus Data

2.        Arus Data  : Surat Pengeluaran Barang

Nama Arus            : Sales Order

Alias                     : SO

Bentuk Data          : Dokumen/Cetakan komputer

Arus Data             : Pelanggan – Proses pemesanan barang

Proses pemesanan – Supllier Penjelasan : Untuk mencatat pemesanan barang Periode                              : Setiap ada pesanan

Volume                    : Rata – rata tiap hari adalah 35

Struktur Data <Surat Pesanan Barang> = HEADER + ISI

+ FOOTER

Contoh Isi Kamus Data

HEADER = No_SO + Tanggal + Tgl-Po + No PO Costumer + Nama_Pelanggan + Alamat

+ Telp

-            No_SO                  : * Terdiri dari lima belas digit *

-            Tanggal                 : Tanggal + Bulan + Tahun

-            Nama_Pelangan    : (Titel) + Nama_depan + Nama_belakang

-            Alamat                  : Jalan + Nomor + Kota

-            Telepon                 : * Maksimal 14 digit *

ISI = 1 {KD_Item + Item + Nama_Barang + Satuan + Quantity + Harga/Unit + Disc (%)

+ Jumlah} 20

-            Nomor               : * Nomor urut *

-            Nama Barang    : * Jenis barang yang dipesan *

-            Unit                   : * Maximal tiga digit *

-            Harga/unit         : * Dalam Rupiah *

-            Jumlah               : * Dihitung dari unit dikali harga satuan dikurangi discount *

FOOTER = Total

-    Total                    : * Total semua penjualan *